Home Office, Produtividade

Ano Novo, agenda nova?

Conheça as ferramentas digitais que ajudam a organizar os compromissos e otimizar o seu tempo

Início de ano, novas metas, novas expectativas… E uma agenda “novinha em folha” para colocarmos nossos objetivos, compromissos e planos.

Mas uma nova onda vem ganhando cada vez mais adeptos: os planners e as agendas digitais. Vários aplicativos são oferecidos para organizar seus compromissos, suas reuniões, suas tarefas e, ainda, poder compartilhar com outras pessoas, colegas e funcionários.

A mobilidade e a facilidade de ter o celular sempre ao alcance das mãos vem trazendo o público para este tipo aplicativo e fazendo com que eles abandonem de vez o papel.

O publicitário e empresário Henrique Lima acredita que o telefone celular é o seu principal aliado na organização de agenda, tarefas, lembretes e compromissos. Ele diz que controla tudo por aplicativos e ainda usa o assistente do Google para organizar tudo em tempo real. “Essa função é muito importante, principalmente para registro de lembretes e tarefas”.

Do Papel para o Digital

A empresária Michaella Heep conta que usava agenda de papel até o dia que fez um curso de otimização de tempo e então se aventurou pelo aplicativos. Para ela o processo de adaptação foi rápido “Vi que podia acessar o app de qualquer lugar e hora, com a visão macro da semana. Ao contrário das minhas antigas agendas de papel”.

Henrique lembra que para ele sempre foi incômodo usar agenda de papel. “Nunca me senti confortável com o papel para esse tipo de organização. Como nem sempre estava comigo, por várias vezes esquecia de anotar lembretes e tarefas, principalmente”.

Ele é categórico se a mudança foi benéfica: “Totalmente. Ao ponto de limpar da minha memória como era esse processo antes dessa digitalização”.

Google e Trello

Entre os aplicativos utilizados os do pacote Google é usado tanto pela Michaella quanto pelo Henrique. Além disso, ele usa também o Trello. E ambos separam as agendas profissionais das pessoais.

Michaella diz que usa o Google Agenda tanto no computador quando no aplicativo do celular e diferencia compromissos profissionais dos pessoais pela cor. Já Henrique diz que utiliza aplicativos distintos. O Trello ele usa para tarefas profissionais pois segundo ele tem um potencial colaborativo para trabalho em equipe bem interessante. E o Google Agenda é onde ele centraliza tudo.

O Google traz ainda outros aplicativos de otimização que podem ser facilmente integrados aos demais do pacote Google, como por exemplo o Google Keep. Ele possibilita a criação de listas de tarefas e pode ser acessado tanto do computador como do celular.

Funcionalidades que mais agradam

Por mais intuitivo o uso dos aplicativos de agenda e organização sejam, a forma como o usuário aplica ao seu dia-a-dia ainda é bem personalizada. Então, alguns usam etiquetas e cores diferenciadas, outros criam códigos. Enfim, uma infinidade de possibilidades que podem ser criadas pelo próprio usuário, como eram feita nas agendas de papel antigas onde eram usados símbolos, cores de canetas, marcadores de textos e post-its.

Michaella explica que além dos compromissos com horários, ela coloca lembretes das tarefas do dia. A medida que vai cumprindo, vai deletando. “Então, virou uma ferramenta de controle também”. Ela diz que gosta de agendar os compromissos e já mandar o e-mail para os participantes. “Assim já cai direto na agenda deles”. Outra funcionalidade que ela gosta bastante no Google Agenda é o campo do local da reunião, que já faz uma busca automática.

Para Henrique um dos pontos principais dos aplicativos é a usabilidade. “Hoje você dita um lembrete, agendamento ou tarefa para seu assistente no telefone celular, seja ele qual for, e registra tudo em menos de 10 segundos”. Ele destaca ainda que outro ponto diferencial são os convites/invites. “No passado, ao marcar uma reunião com alguém a gente anotava em nossa agenda de papel. Hoje, ao adicionar um convidado ao compromisso todas as informações estão centralizadas para todos em instantes. Ao ajustar qualquer uma dessas informações ou até mesmo cancelar o compromisso, todos ficam sabendo ao mesmo tempo. Ganhamos agilidade e comprometimento com os compromissos, principalmente profissionais”.

Além disso, Henrique cita como ponto fundamental a colaboração. Ele utiliza o Trello para adicionar as tarefas em formato de cards, e pode priorizá-las e dividir responsabilidades com todo o time envolvido na tarefa. Isso é feito com possibilidade de troca de informações, comunicações, prazos e várias outras funcionalidades que ajudam no trabalho em equipe. “Essas funções colaborativas nesses aplicativos contribuem muito na eficácia da comunicação, nas demandas e controle de prazos e, principalmente na minha visão, na drástica diminuição em trocas de e-mails totalmente desnecessários e improdutivos”.

Pontos Negativos?

E ao perguntar se tem alguma coisa que deveria ser mudada nos aplicativos utilizados ou se tem alguma funcionalidade que não seja útil a resposta é a mesma: os apps atendem as expectativas e todas as funcionalidades são úteis. “Pessoalmente utilizo praticamente todas. Umas mais importantes que outras, mas todas imprescindíveis na minha opinião”, destaca Henrique.

Mas Henrique observa que todos devem sempre realizar melhorias na integração. “Como possuímos uma competição feroz entre as principais marcas globais hoje, nesse aspecto todos eles falham em um momento ou outro. Integrar melhor as agendas do Google, Apple e Microsoft (para citar as 3 principais) hoje em dia é um grande desafio e uma melhoria que seria bastante útil”, conclui.

Partiu organizar?

Depois dessas duas experiências positivas com os aplicativos de organização e agenda, baixe também para seu celular os aplicativos citados na matéria. Ano Novo já organizado desde o início é sinal de produtividade.

Trello

Apple

https://apps.apple.com/de/app/trello/id461504587

Android

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.trello&hl=de&gl=US

Google Agenda

Apple

https://apps.apple.com/ky/app/google-calendar/id909319292

Android

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.calendar&hl=de&gl=US

Google Keep

Apple

https://apps.apple.com/de/app/google-keep-notizen-listen/id1029207872

Android

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.keep&hl=de&gl=US

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